【Excel】作業効率が10倍に!絶対に覚えるべき必須関数10選をご紹介 | Search & Find

【Excel】作業効率が10倍に!絶対に覚えるべき必須関数10選をご紹介

どうもジャック36です。

突然ですが、皆さんは社内業務を行っているときエクセルを頻繁に使ったりすることありませんか?そのエクセル、ちゃんと使いこなせていますでしょうか?

そんな皆さんのために今回は、職業問わず誰しもが仕事の効率化を図るためには絶対必要な関数を10選ご紹介いたします。

関数は難しい、覚えにくいイメージがありますが、関数の意味や仕組みを知ると意外にも簡単に覚えられますので安心してください。

それではさっそく解説をしていきたいと思います。

関数とは

そもそも関数とは何か。

関数とは、複雑な計算や膨大の量の数式を素早く、簡潔に処理することができるメカニズムが備わっている仕組みのことです。

関数のメリットとして

複雑さや膨大な量に関係なく、正確に素早く処理することができる

があげられます。

一方でメリットとして

計算過程が見れない為、他人が関数を多用して作成したシートを自分が編集する場合、とても苦労する

といった点があげられます。

MEMO
Excelの関数は、無数にあるためすべてをすべてを覚える必要がありません。覚えたとしても使わない関数がほとんどです。自分にとって必要な関数があり、それらの取捨選択が必要になります。

しかし、今回紹介する関数は職種・職業問わず誰でも必要負かけるな関数であり、効率化を促すものなのでぜ絶対に抑えましょう。

この記事で紹介する10の関数は以下の通りです。

  1. SUM(合計値)
  2. MAX,MIN(最小・最大)
  3. ROUND(四捨五入)
  4. IF(条件判定)
  5. IFERROR(エラー時の表示切替)
  6. SUMIF(条件を指定して合計)
  7. SUMIFS(複数条件で合計)
  8. COUNTIF(条件を満たす値の数)
  9. COUNTIFS(複数条件を満たす値の数)
  10. VLOOKUP(指定した値の検索)

この10個の関数を具体的に解説していきます。

SUM関数

SUM関数は、合計値を求める際に使う関数です。関数の中で一番の基本であり、代表的な関数です。おそらく一番最初に多くの人が覚える関数だと思います。

それでは、そんなSUM関数の式を紹介します。

=SUM(指定した範囲)

次に具体的な方法・手順を解説します。

  1. 合計値を表示したいセル上に「=SUM()」と入力します。
  2. 計算対象のセル範囲を指定します
  3. 最後にEnterキーを押します

これで最初に「=SUM()」を入力した場所に合計値が表示されます。

※【図解】

MAX,MIN関数

最大値、最小値を算出、表示する関数になります。

単純に最大値、最小値を大量のデータから見つけ出すことができますし、異常値を発見する際にも使われるのがこの関数です。

式は以下の通りです。

最小値:=MIN(指定した範囲)

最大値:=MAX(指定した範囲)

次に具体的な手順について解説いたします。

  1. 結果を表示したいセル上に「=MIN()」、「=MAX()」を入力します
  2. 最小値、最大値を調べたい範囲のセルを指定します
  3. 最後にEnterを押します

これで、最小値と最大値を見つけ出すことができます。

※【図解(MIN関数)】

※【図解(MAX関数)】

ROUND関数

ROUND関数は指定した範囲を四捨五入することができます。例えば、人数や個数には小数点がつくことはあり得ません。そのため、このROUND関数を使って、桁数を制限したりします。

式は以下の通りです。

このROUND関数は、上記した二つの関数とは少し違います。指定した範囲に加えて、桁数も決める必要があります。

桁数は、例えば「1」を入力した場合、小数点第1位まで、「2」を入力した場合、小数点第2位まで残すことになります。つまり、小数点以下をすべて四捨五入する場合「0」を入力する必要になります。

この点を注意したうえで、手順を解説します。

  1. 結果を表示したいセル上に「=ROUND()」を入力します
  2. 四捨五入したい数値の範囲を指定します
  3. =ROUND(指定した範囲,桁数)の桁数を入力します(1,2,3など)
  4. 最後にEnterキーを押します

これで指定した桁数で、結果を表示できます。

※【図解】

IF関数

IF関数は、条件を指定してその条件に従って結果を表示してくれる関数です。条件は「理論式」と呼ばれ、理論式の結果には「TRUE」か「FALSE」を表示します。

式は以下のように書きます。

=IF(理論式 , TRUEの場合の表示内容 , FALSEの場合の表示内容)

次に具体的な手順を解説します。

  1. 結果を表示したいセル上に「=IF()」を入力します。
  2. 上の式に従って理論式の設定します。理論式には「=」や「<」といった記号を使用します。
  3. 「TRUEの場合の表示内容」の設定、「FALSEの場合の表示内容」の設定をします。
  4. 最後にEnterキーを押します。

これで指定したセル上に指定した条件通り結果を表示できます。

※【図解】

IFERROR関数

IFERROR関数とは、セル内にエラーがあったときに見落とさない為の基本的なテクニックになります。データ入力がメインな方は特に覚える必要があります。

式は以下のように書きます

=IFERROR(セル範囲 , エラー時に表示する文字)

次に手順を解説します。

  1. エラーがあるかどうかを確認したいセルを選択します。
  2. エラー時に表示する文字を設定します。

※【図解】

SUMIF関数

SUMIF関数は、特定の条件を満たす値のみを対象にして合計値を算出することができる関数です。「単月の販売数」「○○支店での売上金額」などを簡単に集計することができます。

式は以下のように書きます。

=SUMIF(範囲,検索条件[,合計範囲)

次に手順を解説します。

  1. 結果を表示したいセル上に「=SUMIF()」を入力します。
  2. 次にどのセル範囲を対象に条件判定を行うか決定し、式の第1引数「範囲」の部分に指定します。
  3. 次に検索条件を決定し第2引数「検索条件」の部分に指定します。
  4. 第3引数には集計対象のデータの範囲を指定します。
  5. 最後にEnterキーを押します。

これにより指定したセル上に指定した条件通り結果を表示できます。

※【図解】

SUMIFS関数

SUMIFS関数は、複数の条件を満たす値のみを合計することができる関数です。SUMIF関数との違いは、条件式の指定が最大127個まで指定が可能の為、SUMIFS関数はSUMIF関数の上位互換とも言えます。

式は以下のようになります。

=SUMIFS(合計対象範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2……)

次に手順を解説します。

  1. 結果を表示したいセル上に「=SUMIFS()」を入力します。
  2. 最初に式の第1引数「合計対象範囲」(合計を求めたいセル範囲)の部分を指定します。
  3. 次に検索条件(条件範囲と条件)を指定します。
  4. 条件判定の数だけ、条件範囲と条件のペアを指定し式は完成です。
  5. 最後にEnterキーを押します。

これにより指定したセル上に指定した条件通り結果を表示できます。

※【図解】

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、特定の条件を満たすセルの数をカウントする関数です。限られた種類の値しか持たないセルの数をカウントしたい場合は、こちらの関数を使用します。

式は以下となります。

=COUNTIF(範囲,検索条件)

次に手順を解説致します。

  1. 結果を表示したいセル上に「=COUNTIF()」を入力します。
  2. 処理対象のセル範囲を決定し、式の「範囲」へ指定します。
  3. 次にデータをカウントするための検索条件を式の「検索条件」へ指定します。
  4. 最後にEnterキーを押します。

これにより指定したセル上に指定した条件通り結果を表示できます。

※【図解】

COUNTIFS関数

COUNTIFS関数は、複数の条件を同時に満たすデータのみをカウントする関数です。この関数もSUMIFS関数と同様、最大127個まで条件を指定することが可能です。

式は以下となります。

=COUNTIFS(検索条件範囲1,検索条件1,検索条件範囲2,検索条件2……)

次に手順を解説致します。

  1. 結果を表示したいセル上に「=COUNTIFS()」を入力します。
  2. 検索条件(範囲と検索条件)を指定します。
  3. 条件判定の数だけ、条件範囲と条件のペアを指定し式は完成です。
  4. 最後にEnterキーを押します。

これにより指定したセル上に指定した条件通りの結果を表示することができます。

※【図解】

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、商品情報をリストから抽出する際に便利な関数です。例としては、「品番」を指定のセルへ入力すると結果を表示するセルへ、価格が抽出されたり、名称が抽出されたりと情報の引き出しが簡単にできるようになる関数です。

式は以下となります。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,FALSE)

次に手順を解説致します。

  1. まず一番最初に、「何」を「どのように」表示したいかを考えましょう。
  2. 結果を表示したいセルに「=VLOOKUP()」を入力いたします。
  3. 次に一つ目の因数「検索値」には、検索キーを指定します。
  4. 2つ目も因数「範囲」には、マスターデータが入力されているセル範囲を指定します。
  5. 3つ目には「マスターデータの何列目の値を表示するのか」を指定するため「列番号」を指定します。

これにより指定したセル上に指定した条件通りの結果を表示することができます。

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まとめ

今回は、「【Excel】作業効率が10倍に!絶対に覚えるべき必須関数10選」というテーマで記事を書いてみました。

皆さんも業務を行っていると、「これもっと効率よく集計できないかなぁ」と思ったり「この膨大なデータから的確なデータ拾うののなんて1日以上かかる!」と思ったこと、たくさんあると思います。

ですがこれらの関数を覚えることで、人一倍正確に、かつ素早く業務を行うことができます。

覚えて使ってみるまでは面倒かもしれませんが、一度使うといかに便利な機能なのか実感することができますので、是非使ってみてください。

それでは!

 

 

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