【ヤマト運輸】受付事務員の仕事内容を解説 | Search & Find

【ヤマト運輸】受付事務員の仕事内容を解説

どうもジャック36です。

学生時代に、男性ながらヤマト運輸の受付事務員として働いていました。3年という比較的長い間勤めましたし、とてもよい職場環境でしたので、今回紹介したいと思います。

ちなみに受付事務員とは、ヤマト運輸の各々の営業所の荷物の受付をしている事務員のことです。

この受付事務員は女性が圧倒的に多く、男性のアルバイト員はドライバーの横乗りや荷物の仕分けをしていましたので、男である私はかなり稀な存在でした。

今回は、そんな受付事務員の仕事内容を紹介していきたいと思います。

受付事務員の仕事

受付事務員は幅広い業務をこなします。主に事務処理を行うのですが、事務の業務範囲が広く時間内に終わらないこともあるあるです。

ですが、学生のうちに事務処理スキルを身に着けたいという方にはもってこいのアルバイトです。

荷物の荷受け

基本的に法人、一般のお客様が持ち込んだお荷物を発送する手続きを行います。最近ではフリマサイトの発送物やオークションなどの荷物をもってこられる人が増えているようです。

伝票の作成の記入は依頼主がするため、また電子化が進んでいるため負担はほぼありません。サイズを測ったり、計上を上げ料金をお客様から頂く業務が主になります。

大きさごとに規格が異なりますので、それらを素早く理解し臨機応変に対応していく必要があります。

ちなみに扱う規格は以下のものになります。

普通宅急便(複数口・往復・クール便含む)

160サイズまで、25キロ以内の荷物を扱います。普通宅急便にはクール便(冷蔵、冷凍)やゴルフ、宿泊などで使う往復宅急便も含みます。

一番最初に覚える基本的な部分ですので、しっかり押さえましょう。

コンパクト宅急便

近年フリマサイト等で一層使われるようになったコンパクト企画です。専用の箱を購入し入れ発送すると小さい小物でも比較的安価で発送することができます。

資材代も一緒にいただく場合がほとんどですので忘れないようにしましょう。

ヤマト宅急便

宅急便規格を超えてしまった場合や大量の複数口の際に安く送ることができる宅急便になります。サイズの測り方が普通宅急便とは異なりますので注意が必要です。

家財宅急便

30キロ越えの家財を発送する際に使われる宅急便です。ほとんど使うお客様はいらっしゃいませんが、ごくまれに大きい荷物を発送するために仕方がなく利用される方がいました。

国際宅急便

海外に送る際に使う宅急便です。めったに送られる方はいらっしゃいませんが覚えておくとよいでしょう。記入欄が複雑で覚えるのは至難の業です。

事務作業

事務作業の業務もまた、幅広く多岐にわたる業務をこなします。3年勤めてもすべてを覚えられるわけではなく、まだまだ私も処理しきれないものもありました。

時にはパソコンを使ったり、FAXを使ったりして、事務作業をこなしていきます。

事務作業の基本的な業務をそれぞれ説明します。

荷物調査

長期不在になっている荷物や、伝票の記載されている住所が間違っていたり、お届け先が転居していたりとそれらの事実確認を行います。基本はパソコンから出力し、複合機から出る紙を見て内容を把握したり、他店から送られてくるFAXを見て対応します。

TEL業務

他営業所とのやり取りの際や、お客様に荷物の状況を説明するとき、またその他の業務で他人と電話をする必要があります。最初はとても緊張しますし、大変ですが、とても良い経験になりますので諦めずチャレンジしていきましょう。

時にはクレームも対応しなければならず、お客様の愚痴を永遠に聞かされる時もあります。それもよい経験になりますので大丈夫です。

返品・転送

返品になった荷物や、住所不明であった荷物を正しい場所へ、返品したり、転送したりします。指示後、伝票に返品先、転送先を記載し、その場所に送ります。

事務作業でおそらく一番最初に教えられる業務です。

閉め作業

売上金にずれがないかを確認し、確認後入金をします。ほかにも伝票をまとめたりします。基本は昼と夜に閉めます。

出金、入金

荷物事故で発生した費用や社員が使った経費を出金したり、入金したりします。例えば、ドライバーが有料駐車場に止めた際の経費や、事故荷物で発生した代品の品代などを出金、または入金します。

未配完・未計上

日数がたっても配達完了入力がされていないものや、計上されていない(支払いの有無が不明)荷物がリストアップされ、それらの事実確認をドライバーやその他社員に行います。

放置するとペナルティーが営業所に課せられるため、なるべくその日のうちに処理をしましょう。

FAX処理

他の営業所とのやり取りを、基本はFAXを使って行います。(緊急の際は電話)複合機に取り付けてあるFAXを使って間違いの内容、正しい送り先にFAXします。

またコールセンターからもFAXが届きます。それらも同時に対応する必要があります。

訂通依頼、処理

例えば、誤って支払金額を法人に対して行ってしまった場合や誤った資材を計上してしまった時などを訂正するため、主管に対して訂通依頼書を出します。

事故荷物対応

お客様の荷物が発送中に破損してしまったり、荷受けの際に梱包不備により破損してしまった物を「事故荷物」と呼ばれます。それを発送店舗が責任を負うのか、それとも到着店舗が責任を負うのかの事実確認を行ったり、破損荷物の代品の用意をしたりします。その上での受人様に対して対応することもこの業務の一つです。

職場環境について

ここで私が3年間働いて感じた、ヤマト運輸の職場環境を赤裸々に語りたいと思います。ちょっと嫌なところから、よいところまですべてを解説致します。

ただし、あくまで私の主観であり、ほかの営業所ではどうなのか分りませんので、参考程度に見てください。

職場環境:よいところ

勤めていていいなと感じたところを箇条書きにして書いていきたいと思います。

  • お菓子が食える
  • 長く勤めているとアル
    またコールセンターなどからもFバイトなのに有給がある
  • 事務処理能力が身につく
  • 女性が多いため、比較的穏やか
  • 暇なときは本当に暇

こんなもんですね。実際、私にとってはとても良い職場環境でした。

職場環境:悪いところ

次に、勤めていて悪いなと感じたところを箇条書きにして書いていきたいと思います。

  • 時給は比較的安い(私の営業所は850円程度)
  • ドライバーによっては受付に対して酷い態度、対応をとってくるクズがいる
  • 忙しいときは、猫の手も借りたいほど忙しい

こんなもんですね。

まとめ

いかがだったでしょうか。

事務処理の経験を積みたい人や女性の方には本当におすすめしたい場所です。とても幅広い業務を経験できるうえ、座りっぱなしではなく荷受け作業や電話作業、あらゆる経験も積むことができます。

また、ほとんどの営業所では、お菓子を黙認しています。その点、気軽な環境とも言えます。

ただし、ドライバーや支店長、副支店長によって職場環境の良さ、悪さがガクっと変わることがあります。ほんとにどの職場にも糞みたいな人はいます。それは仕方がありませんが、それでも耐えきれない場合は、相談窓口がヤマト運輸にありますので、相談することをお勧めします。

今回の記事がヤマト運輸の受付事務員を検討されている方の少しでも参考になれば幸いです。

それでは!

 

 

 

 

 

 

 

 

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