エクセルで見やすい表を作る、基本ルール7つを解説 | Search & Find

エクセルで見やすい表を作る、基本ルール7つを解説

どうもジャック36です。

社会人にもなるとエクセルで表などを作成する機会があると思います。今回はそんな社会人の皆さんのために

「綺麗でかつ見やすい表の作成の仕方」の基本について解説をしていきたいと思いますのでよろしくお願いいたします。

まず初めに

以下の画像二枚をご覧ください。

【表A】

【表B】

 

どちらの表が見やすいでしょうか。間違えなく、Bの表だと思います。これらの表は実際に私が作成した表です。

このような見やすい表は、以下の基本ルールに基ずくことで作成することができます。エクセルを始めたばかりの人や、自分が作った表が見難いと感じている人は、7つの基本ルールに従って表の作成をしてみてください。

また私が参考にしているこの本を最初にご紹介しておきます。

基本ルールの解説

見やすい表を作成するには、初期設定である最初が肝心です。エクセルを開いたら、まずは以下の基本ルール7つについて考え、必要に応じて設定の変更をしてください。

すべてほんとに基本的なことになりますが、これらを設定することによって後の操作、作業が表のみやすさが格段に向上します。

基本ルール①:用途に応じたフォントを決定

基本ルール②:文字は左揃え、数値は右揃え

基本ルール③:数値の桁区切りと、単位の表記

基本ルール④:「内訳」を階層で区別する

基本ルール⑤:罫線で見やすく

基本ルール⑥:列幅と行の高さの調整

基本ルール⑦:場合によって行に背景色をつける

最初にも述べたように、エクセルは初期設定が肝心です。これを最初にするかしないかで大きく表の出来が改善されます。

これらのルールについて、一つずつ詳しく解説をしていきたいと思います。

基本ルール①:用途に応じたフォントの決定

フォントを選ぶ際に重要な点は、見やすいかどうか、です。「Excel最強の教科書」を参考にすると2016年以降の標準フォントであるMS PゴシックとArialがおすすめのようです。MS Pゴシック

基本的な日本語文字では「MS Pゴシック」、数字やローマ字には「Arial」を設定するとよいでしょう。

MS PゴシックとArialを分けるのは、MS Pゴシックの数字が細く、見難いためです。そのため、文字ではMS Pゴシック、数字やローマ字にはArialに設定する必要があります。

ホームから下記のようにフォントの設定ができます。

 

基本ルール②:文字は左揃え、数値は右揃え

基本的に、「売上」や「費用」といった項目やその他の内訳は左揃えにしましょう。それに対して数値や数は右揃えにしましょう。

これにより項目と数値にはっきりと区別を作ることができ、見やすさが向上します。

【表C(文字、数値ともに左揃え)】

【表D(文字左揃え、数値右揃え)】

この二つの表を見比べてみてください。少し違いが分かりにくいかもしれませんが、表Dのほうが項目と数値の間に余白があり、区別がしっかりされていると思います。

基本的に項目(文字)は左側に記載されるのに対して、データの数値は右に記載されるのがほとんどです。そのため、左揃え、右揃えと分けることでさらにハッキリと違いを作ることができます。

基本ルール③:数値の桁区切りと、単位の表記

数値の桁区切りもデータの大きさを示す際に必要なことになります。またそのデータを表す単位も隣のセルに書くとよいでしょう。

数値に,をつけることで数値が読みやすくなり、かつどのくらいの規模なのかが単位によって理解することができます。

【図A】

小さなことではありますが、数値は大切なデータの一つですので、見やすくわかりやすくする必要があります。数値に,を打ち桁区切りする方法は以下の手順で設定することができます。

手順①:コンマを加えたい項目、数値のあるセルを選択し、そのセル上で右クリックをします。表示されるメニュー上でセルの書式設定を選択します。

 

手順②:セルの書式設定の「表示形式」を選択し、分類の「数値」の項目を選択します。そこにある「桁区切り(,)を使用する(D)」にチェックを入れます。その後、右下にある「OK」を押し完了です。

そうすることで選択したセルの数値に,が打たれるようになります。また負の数(マイナス)になった際の表示形式もここで設定が可能ですので覚えておくとよいでしょう。

 

基本ルール④:「内訳」を階層で区別する

内訳を階層で区別すると見やすさが格段に向上します。階層を作るにはインデントをする必要があります。

インデントをすることでこのように見やすくなります。

【表E(左側がインデントをしていない表、右側がインデントをしている表)】

インデントをする方法は二種類あります。

①:セルをずらす

この方法は単純で、項目の内訳部分のみを隣のセルに書き、セルの幅を調整するだけです。

②:インデントしたいセルを選択し、ホームからインデントをする

ホームにはインデントをすることがでいるボタンがあります。インデントしたいセルを選択し、その後以下のボタンを押すだけです。

このボタンはホームの「配置」の項目部分にあります。

基本ルール⑤:罫線で見やすく

罫線を使うことで表の数値等がさらに見やすくなります。表の強調したい部分や項目によって線の引き方や使う線を変えていきましょう。

ざっくりですが、例を載せておきます。

縦項目を強調したい時は、なるべく縦線は薄くするか、なしにするとよいでしょう。逆に横国目を強調したい場合は縦線は薄めでもつけるといいです。

また項目は太線で引き、その内訳は引かない、もしくは薄くするなどして、項目別の区別を作るとよいでしょう。

罫線の引き方は二種類ありますが、融通が利きやすい「書式設定」から設定する方法を紹介します。

手順①:まず線を引きたいセルを選択します。そのセル上で右クリックをします。

手順②:「セルの書式設定」を選択し、「罫線」の項目を選択します。

左側の「線」で引きたい線のスタイルを決め、その後に左側のプリセットの下にある「罫線」の欄で引きたい場所を選択します。その後に、右下にある「OK」を押さないと反映されないので注意してください。複数場所を選択することができるので、まとめて線を引きたい際には断然、この書式設定から罫線の設定をすると楽です。

逆に細かい場所に線を引きたい場合にはホームにある下の図のところをクリックすると簡単に線を引くことができます。

 

基本ルール⑥:列幅と行の高さの調整

列幅と行の高さを調整することで数字と項目が見やすくなります。調整で大切なのが、程よい「余白」を作ることが大切です。

まず列幅の調整の仕方を解説します。

手順①:列の幅を調整したいセルを選択する。この場合、D,E,Fを選択し、そのセル上で右クリックをします。そうするとメニューが表示されますので、そのメニューの「列の幅(W)…」を選択します。

手順②:表示された値を変更し、調整をする。

表示された値を入力することで選択したセルの列幅がすべて同じ値になります。これをすることでまとめて簡単に複数ある列を調整することができます。

次に高さを調整します。

手順①:高さを調節したいセルを選択し、そのセル上で右クリックをする。開かれたメニューの「行の高さ(R)」を選択する。

手順②:開かれたメニューの値を変更し、行の高さを調節する。

これをすることで複数の行の高さをまとめて変更することができるので便利です。

基本ルール⑦:場合によって行に背景色をつける

行に背景色を加えることで強調したり、見やすくすることができます。

手順①:色を付けたいセルを選択し、そのセル上で右クリックをします。表示されたメニューの上部にあるペンキマークをクリックし、色を選択すると色を付けられます。

注意
なるべく色としては薄めの色が好ましいです。濃いめの色を使うと逆に見難い行になってしまうので、あくまで行と数値が強調される、水色や黄緑を使うといいでしょう。

まとめ

今回は、エクセルで表を見やすくする7つの基本ルールを紹介しました。少し図面での説明が多く見ずらいところもあったと思いますが、これが誰かの役に立てばうれしいです。

表を作る際に軸にしてほしいのは、「おしゃれに作る」のではなく「見やすい表を作る」ことが大切だということです。

見やすさを追求したうえで、行や列の幅を決め、色を選択して行きましょう。

今回はこの辺で!では!

 

 

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